Capex-Management für Immobilienportfolios – Wenn der Investitionsstau zur EXIsTenzFRAGE wird
Die deutsche Immobilienbranche steht vor einem Wendepunkt. Während sich Bestandshalter jahrelang auf günstige Refinanzierungen und steigende Bewertungen verlassen konnten, zeigt die aktuelle Marktlage schonungslos auf: Wer seine Capex-Strategie vernachlässigt hat, gerät unter enormen Druck. Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache – und sie werden für viele Portfolios zur Existenzfrage oder zur EXITFRAGE.
Der Kostenschock: 50 % Steigerung in zehn Jahren
Die Capex-Kosten sind laut einer Studie von BulwienGesa (2022) in den letzten zehn Jahren um über 50 % gestiegen. Aktuell bewegen sich die jährlichen Investitionskosten zwischen 10,00 und 14,00 €/m² (https://www.jll.de/de/publikationen/german-capital-markets-report). Was das konkret bedeutet, wird erst beim Blick auf die Verhältnisse deutlich, die der ZIA 2021 unter dem Titel "Studie zur Instandhaltung und Modernisierung in Deutschen Städten" veröffentlicht hat: In A-Städten müssen Bestandshalter jährlich 30–50 % einer Monatsmiete reinvestieren, in B- und C-Städten sogar 50–100 % einer Monatsmiete.
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Bei einem 5.000 m² Bürogebäude in Düsseldorf mit einer Durchschnittsmiete von 12,00 €/m² entspricht das jährlichen Capex-Kosten von 50.000 bis 70.000 Euro – allein für den laufenden Substanzerhalt. Hinzu kommen Modernisierungsmaßnahmen, ESG-Anforderungen und unvorhergesehene Reparaturen.
Der Investitionsstau: Zwei Jahrzehnte verschobener Entscheidungen
Viele Immobilien in deutschen Portfolios sind 20 bis 40 Jahre alt. In dieser Zeit wurden – begünstigt durch günstige Kapitalmarktbedingungen – große Akquisitionen getätigt, jedoch oft ohne ausreichende Rücklagen für Substanzerhalt und Modernisierung. Die Strategie war simpel: Capex-Maßnahmen zurückstellen, um Kaufpreise und Renditeerwartungen zu erfüllen.
Diese Rechnung geht heute nicht mehr auf. Ein Beispiel aus unserem Beratungsalltag: Ein Portfolio mit 20 Büroimmobilien, Baujahr 1985–2005, hatte über Jahre nur die notwendigsten Reparaturen durchgeführt. Als 2023 eine Due Diligence anstand, ergab die technische Bewertung einen Investitionsbedarf von 180 €/m² – verteilt auf die nächsten fünf Jahre. Bei einer Gesamtfläche von 45.000 m² sprechen wir von 8,1 Millionen Euro zusätzlichem Capex-Bedarf.
Die operative Realität: Fragmentierung als Effizienzverhinderung
Ein zentrales Problem vieler Bestandshalter ist die fragmentierte Dienstleisterlandschaft. Property- und Facility-Management-Dienstleister sind häufig nur für Teilbereiche des Portfolios zuständig – mit unterschiedlichen Leistungsbildern, Standards und regionalen Ausprägungen. Eine zentrale, einheitliche Steuerung von Capex-Maßnahmen wird dadurch nahezu unmöglich.
Die Folgen sind messbar: Wir haben bei einem mittelständischen Bestandshalter mit 80 Objekten analysiert, dass durch die dezentrale Vergabe und fehlende Standardisierung durchschnittlich 15–20 % höhere Kosten pro Maßnahme entstanden. Bei einem jährlichen Capex-Volumen von 2,5 Millionen Euro entspricht das einer vermeidbaren Mehrbelastung von 375.000 bis 500.000 Euro – Jahr für Jahr.
Hinzu kommt der Ressourcenmangel im Asset Management. Die Realität zeigt: Für die strukturierte Planung, Budgetierung und Umsetzung von Capex-Maßnahmen fehlt es oft an zeitlichen Kapazitäten – insbesondere bei national verteilten Portfolios.
Strategisches Capex-Management: Priorisierung als Erfolgsfaktor
Die Lösung liegt nicht darin, mehr Geld auszugeben, sondern die richtigen Investitionen zum richtigen Zeitpunkt zu tätigen. Dabei hat sich eine systematische Gliederung nach Zeithorizonten bewährt:
Das Alpha IC Capex-Management für Immobilienportfolios: Zentral gesteuert, lokal umgesetzt
Bei Alpha IC haben wir ein modulares, skalierbares Capex-Management entwickelt, das genau auf die aktuellen Herausforderungen zugeschnitten ist. Unser Ansatz folgt einem klar strukturierten Prozess, in den wir alle relevanten Stakeholder – von Planer:innenn und Dienstleister:innen über Einkauf und Rechtsberatung bis hin zu Mieter:innen und Investor:innen integrieren:
- Definition des Leistungsbildes gemeinsam mit Ihnen
- Grundlagenermittlung (auch bei begrenzter Datenlage)
- Planung & Budgetierung der Maßnahmen
- Ausschreibung & Verhandlung mit standardisierten Prozessen
- Beauftragung unter Berücksichtigung aller Stakeholder
- Umsetzung & Steuerung mit kontinuierlichem Monitoring
- Controlling & Reporting für transparente Erfolgsmessung
Interdisziplinäre Expertise als Erfolgsbasis
Unser Team vereint die notwendigen Kompetenzen für erfolgreiches Capex-Management: Architekt:innen und Ingenieur:innen für die technische Bewertung und Planung, Betriebswirt:innen und Organisationsberater:innen für die wirtschaftliche Optimierung sowie Expertise aus dem RICS-Leistungsbild, dem gefma und BAMBI-Leistungsverzeichnis für standardisierte Prozesse.
Wir verstehen die Sprache und Herausforderungen von Dienstleister:innen und Investor:innen. Diese Doppelkompetenz ist entscheidend, denn erfolgreiches Capex-Management erfordert sowohl technisches Verständnis als auch kaufmännische Disziplin, die Umsetzung am Objekt als auch die strategische Perspektive.
Die Zeit zum Handeln ist jetzt!
Die aktuellen Marktbedingungen zwingen Bestandshalter:innen zum Umdenken. Wer jetzt nicht handelt, wird in zwei bis drei Jahren vor deutlich größeren Herausforderungen stehen. Die Capex-Kosten werden weiter steigen, die regulatorischen Anforderungen verschärfen sich und der Wettbewerb um qualitätsbewusste Mieter:innen intensiviert sich.
Gleichzeitig bietet die aktuelle Situation auch Chancen: Wer seine Capex-Strategie professionalisiert, verschafft sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile und positioniert sein Portfolio für die nächste Marktphase.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Capex-Herausforderungen analysieren und eine maßgeschneiderte Strategie entwickeln. In einem ersten Beratungsgespräch bewerten wir Ihr Portfolio, identifizieren Optimierungspotentiale und zeigen Ihnen konkrete Handlungsoptionen auf.
