Um die Prozesse eines Unternehmens smart und effizient zu organisieren, werden verschiedenste Programme und Tools entwickelt. Seit Anfang 2024 nutzt die Alpha IC die Projektmanagement-Software Blue Ant, um ihre Projekte optimiert zu steuern. 

Nun haben wir ausreichend Praxiserfahrung, um ein kleines Zwischenfazit zur Arbeit mit diesem Programm zu ziehen. Doch was ist Blue Ant genau? Welche Chancen und Herausforderungen bringt das Programm mit? Ist das neue Programm besser als die zuvor genutzte Software „U-Strich“?

Hierfür haben wir mit den Hauptverantwortlichen der Einführung von Blue Ant in der Alpha IC, Britta Ruder und Sebastian Hein, gesprochen sowie das Softwareunternehmen Hypergene selbst zur Zusammenarbeit mit uns als Nutzende befragt. Auch die Sicht von einem unserer Power User Markus Henning, fließt in das Fazit ein, um einen multiperspektivischen Blick auf die Arbeit mit diesem Programm abzubilden.

Doch was ist Blue Ant überhaupt?

Kurz gefasst handelt es sich um eine umfassende Projektmanagement-Software, die speziell entwickelt wurde, um die wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements eines Unternehmens zu integrieren und zu vereinfachen. Blue Ant bietet Lösungen für das gesamte Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement und dient Unternehmen wie der Alpha IC, ihre Projekte und Ressourcen zu verwalten und optimieren. Das Tool unterstützt das Management von Projekten durch eine konsolidierte Ansicht und ermöglicht es, die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit den richtigen Projekten zuzuweisen, um Prozesse möglichst effizient abzuwickeln. Des Weiteren stellt das Programm Werkzeuge und Erkenntnisse, die für ein Project Management Office (PMO) notwendig sind, zu Verfügung.


„Die Einführung von Blue Ant war ein wichtiger Schritt, um unsere Projektarbeit effizienter, transparenter und kundenorientierter zu gestalten. Unsere Kund:innen profitieren so von besserer Planbarkeit, klareren Abläufen und höherer Verlässlichkeit.

Nach sorgfältiger Auswahl haben wir Blue Ant von September 2023 bis Februar 2024 eingeführt, mit Pilotphasen für Power User, Schulungen und einem gestaffelten Roll-out. Herausforderungen wie Datenmigration, Prozessangleichung und Nutzerakzeptanz konnten wir durch intensive Begleitung und Nachjustierung gut meistern. Blue Ant ist heute ein zentraler Bestandteil unserer Projektarbeit – intern wie extern.“

So Markus Henning, Senior Consultant bei der Alpha IC, über die Arbeit mit Blue Ant.


Wie kommt die neue Software allgemein bei uns in der Alpha IC und in unserem Projektgeschehen an? Welche Hindernisse gab es seit der Einführung des Programms Anfang 2024? Hierfür haben wir uns mit Britta Ruder und Sebastian Hein, den Hauptverantwortlichen im Bereich PMO bei der Alpha IC, zusammengesetzt und einige spannende Fragen gestellt, die einen umfassenden Blick auf die neue Software Blue Ant in der Alpha IC ergeben. 


Britta Ruder unterstützt den Lead PMO bei der Konzeption und Organisation von Schulungen, um eine strukturierte und effektive Wissensvermittlung über die neu eingeführte Software Blue Ant sicherzustellen. In enger Abstimmung mit den Expert:innen ist sie zudem für die Einführung von Vorlagen verantwortlich, die als Grundlage für einheitliche Prozesse dienen. Darüber hinaus übernimmt sie die Implementierung und sorgfältige Prüfung von Daten, um deren Qualität und Konsistenz im Projektverlauf zu gewährleisten.  

 

Sebastian Hein übernahm die Projektleitung für die Auswahl und Implementierung des Projektmanagementtools Blue Ant bei Alpha IC. Gemeinsam mit dem Projektteam erarbeitete er die Anforderungen, erstellte ein umfassendes Lastenheft und koordinierte die Umsetzung in Blue Ant mit dem Kern- sowie erweiterten Projektteam. Neben der Durchführung der Erstschulungen begleitet er heute die Weiterentwicklung und den Support des Tools – in enger Zusammenarbeit mit Britta. Als Schnittstelle zu anderen Projektverantwortlichen ist er zudem für Auswertungen und systemübergreifende Abstimmungen zuständig. Die besonderen Anforderungen von Alpha IC erfordern teils individuelle Lösungen, die Sebastian in Abstimmung mit dem Anbieter Hypergene realisiert.  

 

Warum wurde Ende 2023 / Anfang 2024 ein neues Projektmanagementsystem bei der Alpha IC eingeführt? Welchen Mehrwert bietet das neue System für die Kunden?

 

Sebastian:
Der Hauptgrund war die Notwendigkeit, unsere Ressourcenplanung transparenter und effizienter zu gestalten. In einem interdisziplinären Team wie unserem war es zunehmend schwierig, einen klaren Überblick über die Auslastung der Kolleg:innen zu behalten. Zwar gab es eine Excel-basierte Planung, diese war jedoch dezentral, oft fehleranfällig und hat keine realitätsnahe Auswertung ermöglicht.

Wir brauchten ein zentrales System, das sowohl die kaufmännischen als auch die kapazitiven Aspekte abbildet – vor allem bei einer Teamgröße von etwa 80 Mitarbeitenden.

Für unsere Kunden bedeutet das: weniger Reibungsverluste, gerade bei Abwesenheiten. Projekte laufen strukturierter, Pläne sind klarer, Leistungen können verlässlicher erbracht werden. Ein standardisiertes System hilft uns, auch bei Wechseln oder Vertretungen, einen homogenen Ablauf zu gewährleisten.

 

Britta:
Ich bin erst etwas später zum Projekt gestoßen, konnte aber sofort nachvollziehen, warum die Einführung so wichtig war. Gerade aus Sicht der Projektkoordination ist es entscheidend, dass wir effizient arbeiten und die Kolleg:innen nicht mit manuellen Excel-Listen belasten. Blue Ant nimmt viele administrative Aufgaben ab – das spüren auch unsere Kunden in der Projektabwicklung.

 

Warum fiel die Wahl auf das Programm Blue Ant? Und worin unterscheidet es sich vom bisher genutzten Tool U-Strich?

 

Sebastian:
Wir wollten bewusst eine Standardsoftware mit professionellen Strukturen – keine Eigenlösung. Blue Ant war hier klar im Vorteil: Es deckt das gesamte Leistungsspektrum der Alpha IC ab, lässt sich gut anpassen und bietet starke Ausbildungs- und Supportmöglichkeiten. Besonders wichtig war uns die Ressourcenplanung über längere Zeiträume hinweg – das leistet Blue Ant deutlich besser als unser vorheriges Tool U-Strich.

Außerdem hat uns unser Implementierungspartner Hypergene überzeugt. Die Gespräche waren sehr transparent und offen. Sie haben uns nicht nur technisch beraten, sondern uns auch methodisch gut abgeholt. Das Vertrauen war sofort da – wir hatten das Gefühl, mit einem echten Partner zu arbeiten.

 

Britta:
Ich selbst habe U-Strich nicht mehr genutzt, da ich erst im Oktober 2023 dazukam. Aber aus den Erzählungen wurde schnell klar, dass es sich bei U-Strich nur um einen kleinen Baustein gehandelt hat. Blue Ant dagegen ist viel umfassender gedacht – eine ganzheitliche Lösung für unser Projektmanagement.

 

Wie lange hat die Einführung gedauert und wie verlief diese konkret?

 

Sebastian:
Die Einführung verlief sehr strukturiert. Schon vor der eigentlichen Entscheidung für Blue Ant haben wir unsere Mitarbeitenden, u. a. über Abfragen ihres Bedarfs, einbezogen – etwa beim Zukunftsdialog in der Schweiz. Dieses frühzeitige Einbinden war ein wichtiger Baustein im Change Management.

Ich selbst und mein Kollege Johannes Papas standen von Anfang an hinter dem Projekt. Wir haben viel erklärt, überzeugt und mitgetragen.

 

Britta:
Wir haben das Tool schrittweise ab September 2023 eingeführt. Zunächst wurde eine Key-User-Gruppe aufgebaut, die in den ersten drei Monaten intensiv eingebunden wurde. Diese Gruppe hat wertvolles Feedback gegeben und mitgestaltet. Anfang 2024 sind wir dann live gegangen, begleitet von mehreren Schulungstagen: Ein Tag diente der allgemeinen Einführung in die Programmoberfläche, zwei weitere gingen in die Tiefe – etwa zur Ressourcenplanung.

Was ich besonders positiv fand: Es gab ein Testsystem, in dem die Mitarbeitenden das Tool risikofrei ausprobieren konnten. So konnten wir Schritt für Schritt vorgehen, ohne die eigentliche Projektarbeit zu sehr zu beeinträchtigen.

 

Welche Herausforderungen haben sich durch die Nutzung des neuen Systems ergeben?

 

Sebastian:
Blue Ant ist heute unser zentrales Steuerungssystem. Das bedeutete für viele ein Umdenken – weg von der reinen kaufmännischen Planung, hin zu einer menschenorientierten Ressourcensteuerung. Die größte Herausforderung ist dabei bis heute die wellenförmige Auslastung unserer Mitarbeitenden. Das Tool macht diese Schwankungen sichtbar – was grundsätzlich gut ist, aber auch bewusster gemacht werden muss.

 

Britta:
Natürlich gab es auch Skepsis. Manche Kolleg:innen sind direkt begeistert und bringen Ideen ein – andere brauchen mehr Begleitung. Das ist ganz normal. Ich sehe meine Aufgabe im PMO genau darin: diese Menschen regelmäßig abzuholen und zu unterstützen.

Was uns enorm hilft, ist die interne Struktur: Wir haben eine eigene PMO-Stelle – das ist ein echter Vorteil. Die Kolleg:innen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn Fragen auftauchen. Wir arbeiten kontinuierlich an der Weiterentwicklung – durch Feedbackrunden, regelmäßige Schulungen und gezielte Unterstützung.

 

Gibt es Funktionen, die in Blue Ant im Vergleich zu U-Strich fehlen?

 

Sebastian:
Ein Punkt, der tatsächlich fehlt, ist die E-Mail-Archivierungsfunktion, die es in U-Strich gab. Diese war für einige Kolleg:innen praktisch, wird aktuell in Blue Ant jedoch nicht abgebildet. Aber man muss ganz klar sagen: U-Strich war ein sehr kleines Tool im Vergleich zu dem, was Blue Ant heute alles leistet. Der Zugewinn an Transparenz, Struktur und Steuerungskraft ist deutlich größer.

Britta:
Da ich U-Strich nicht genutzt habe, kann ich dazu wenig sagen – aber aus meiner Sicht ist Blue Ant eine sehr gute Lösung für unsere Anforderungen. Vor allem, weil es uns ermöglicht, die Kolleg:innen in ihrer Arbeit zu entlasten und gleichzeitig die Qualität der Projektplanung zu erhöhen.

 
         

Welche Erfahrungen konnten bisher gesammelt werden und an welchen Stellen muss zukünftig im Bezug auf die Arbeit mit Blue Ant noch etwas verändert werden?

Sebastian & Britta:

Die Einführung von Blue Ant bei Alpha IC war von Anfang an durch eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit geprägt. Bereits in der Planungsphase haben wir großen Wert auf gemeinsame Workshops gelegt, um unsere Anforderungen an das Projektmanagement und die Abrechnungsthemen optimal abzubilden. Besonders hilfreich war dabei der kontinuierliche Austausch mit dem Blue Ant-Team, der uns geholfen hat, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Heute nutzen wir Blue Ant als zentrales Werkzeug für unsere Projektsteuerung und -transparenz. Die Integration mit HRWorks – auch wenn aktuell noch manuell angestoßen – ermöglicht uns eine verlässliche Abbildung von Abwesenheiten und Ressourcenverfügbarkeiten. In unseren Teams hat sich Blue Ant als wertvolle Unterstützung etabliert, sei es bei der Fortschrittsverfolgung, der Zeiterfassung oder der Projektkommunikation. Natürlich gibt es auch noch Potenzial zur Weiterentwicklung – etwa durch gezielte Schulungen oder die Automatisierung von Schnittstellen. Aber insgesamt sind wir sehr zufrieden mit dem, was wir gemeinsam erreicht haben, und freuen uns darauf, Blue Ant künftig noch stärker in unsere Prozesse zu integrieren.

 

Welche Top fünf Vorteile ergeben sich für uns als Alpha IC und unsere Kunden durch den Einsatz von Blue Ant?

Sebastian & Britta:

Blue Ant bringt uns richtig viel – intern wie extern.

  1. Wir sparen Zeit, weil vieles automatisiert läuft.
  2. Wir haben endlich eine klare Übersicht über Projekte, Ressourcen und Auslastung
  3. Unsere Projektprozesse sind transparenter - das schafft Vertrauen bei unseren Kund:innen.
  4. Die Zusammenarbeit im Team wird einfacher, weil alle auf denselben Daten arbeiten.
  5. Wir können unsere Abläufe besser standardisieren und damit auch größere Projektvolumen gut steuern.

 

Abschließend haben wir die zuständige Softwarefirma von Blue Ant, Hypergene GmbH, um ein kurzes Statement zur Zusammenarbeit mit der Alpha IC und der Einführung des neuen Programms im Unternehmen gebeten und eine durchwegs positive Resonanz erhalten.


Während der gesamten Einführungsphase fand ein regelmäßiger, offener Austausch statt, der den Projektfortschritt klar strukturiert und effizient gestaltet hat. Besonders hervorzuheben ist die lösungsorientierte und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Alpha IC – insbesondere mit Herrn Hein, mit dem wir sämtliche Herausforderungen sehr konstruktiv lösen konnten.

Wir bedanken uns herzlich für die hervorragende Zusammenarbeit und das gemeinsame Vertrauen in den erfolgreichen Start von Blue Ant.

(Simone Wesche, Leitung Marketing Hypergene GmbH, 4. Juni 2025)


Die Einführung von Blue Ant als neue Projektmanagement-Software in der Alpha IC war eine spannende Erfahrung und ein wichtiger Schritt im Bereich des Projektmanagements und der Prozessorganisation im Unternehmen. Trotz einiger Herausforderungen während der Einführung und dem aktiven Nutzen des Tools kann insgesamt bisher ein positives Fazit aus der Arbeit mit Blue Ant gezogen und das Programm als Chance für eine erfolgreiche Projektkoordination und -abwicklung betrachtet werden.

 

Wir freuen uns auf ein weiteres spannendes Jahr mit Blue Ant und neu zu entdeckenden Potentialen für die Alpha IC!

 

Du willst noch mehr Einblick in die Arbeit mit Blue Ant gewinnen? Dann schau doch hier auf der Website von BlueAnt selbst einmal vorbei und erfahre mehr über die Zusammenarbeit von Hypergene mit Sebastian Hein in einem weiteren spannenden Interview!