Marko Opić und Sebastian Hein über die Erfolgsfaktoren im digitalen Facility Management

Schlüsselkriterien für die CAFM-Auswahl in technologiebasierten FM-Prozessen

Fulda, Juni 2025 – Die CAFM-Messe, die von Der Facility Manager und gefma in Kooperation veranstaltet wird, hat sich als fester Branchentreffpunkt etabliert. Auch in diesem Jahr kamen rund 300 Fachbesucher:innen zusammen, um sich über aktuelle Entwicklungen im Computer-Aided Facility Management, kurz CAFM, zu informieren. Mit dabei: die Alpha IC. Sebastian Hein und Marko Opić eröffneten die Veranstaltung mit einem Vortrag zur gezielten Auswahl von CAFM-Software – ein Thema, das angesichts wachsender Anforderungen an Datenqualität, Integration und Automatisierung aktueller denn je ist.

Warum die CAFM-Auswahl kein Standardprozess ist

Die Einführung einer CAFM-Software ist kein IT-Projekt, sondern ein umfassender organisatorischer Veränderungsprozess. Nicht nur technische Systeme sind betroffen – sondern vor allem Strukturen, Rollen, Prozesse und die Unternehmenskultur. Der Auswahlprozess beginnt daher nicht mit dem Vergleich von Funktionen oder Angeboten, sondern mit einer ehrlichen und strukturierten Reflexion der eigenen Organisation: Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Prozesse sind etabliert und wo bestehen mögliche Lücken? Welche Daten liegen vor und in welcher Qualität? Erst wenn diese Grundlagen geklärt sind, kann eine CAFM-Lösung ausgewählt werden, die nicht nur technisch passt, sondern auch strategisch wirksam ist.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren

In ihrem Vortrag präsentierten Sebastian Hein und Marko Opić zentrale Faktoren, die über Erfolg oder Scheitern eines CAFM-Projekts entscheiden. Die fünf wichtigsten sind nachfolgend für Sie zusammengefasst:

1. Effektive FM-Organisation
Ohne klare Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten kann keine Software sinnvoll eingeführt werden. Insbesondere bei der Geschäftsführung muss ein Verständnis für die Relevanz des Facility Management für das Unternehmen bestehen.

Hier mehr erfahren: Facility Management Consulting von Alpha IC.

2. Veränderungs- und Zielbewusstsein
Computer-Aided Facility Management bringt Transparenz – und das bedeutet Veränderung. Hierfür müssen ebenso Bewusstsein und Bereitschaft vorhanden sein wie für die zukünftigen Ziele: Was soll in zwei, fünf oder zehn Jahren im CAFM abgebildet sein?

3. Starkes Projektteam
Neben einer Berücksichtigung aller Beteiligten im erweiterten Team ist eine engagierte, kompetente und kommunikative Projektleitung – und eine Vertretung derer – elementar. Regelmäßiger Austausch über den Projektfortschritt ermöglicht frühzeitiges Gegensteuern bei Herausforderungen, während eine klare Abgrenzung benötigter Ressourcen vom Tagesgeschäft Effizienz sicherstellt. Zudem ist eine ausreichende finanzielle Ausstattung entscheidend, um die geplanten Maßnahmen zielgerichtet umzusetzen.

4. Datenstruktur & -konsistenz
Ohne strukturierte, konsistente Daten ist kein System leistungsfähig. Auch hier greift die Ressourcenabgrenzung vom Tagesgeschäft: Klar definierte Aufgabenbereiche sorgen für maximierte Expertise.

Mehr zum Thema Digitalisierung: Digitalisierungsstrategie fürs Gebäudemanagement | Alpha IC.

5. Mut zur Lücke
Perfektion ist nicht das Ziel. Der Fokus liegt auf einem auf Verlässlichkeit und Transparenz basierenden Umgang zwischen allen Beteiligten: Auftraggebenden, Herstellenden, Beratenden, Implementierungspartner:innen, Datenerfassenden und weiteren.

Beestate & Computer-Aided Facility Management: Wenn Daten zu Entscheidungen führen

Ebenfalls Gegenstand des Vortrags war die Kombination von CAFM-Systemen mit digitalen Ausschreibungsplattformen wie Beestate. Durch strukturierte Daten im Computer-Aided Facility Management lassen sich Ausschreibungen generieren, Angebote vergleichen und Aufträge effizient vergeben. Das Ergebnis: Transparenz, Effizienz und Ressourcengewinn – speziell bei wiederkehrenden Leistungen wie Wartung, Reinigung oder Umbauten.

Künstliche Intelligenz & Cybersecurity: Die Trends der Messe

Neben der Softwareauswahl selbst dominierten zwei Themen die Messegespräche:

  • Künstliche Intelligenz (KI): Besonders im Helpdesk-Bereich (Chatbots) und bei der fotogrammetrischen Datenerfassung entstehen neue Potenziale.
  • Cybersecurity: Mit zunehmender Vernetzung steigt der Bedarf an sicheren, zertifizierten Systemen – z. B. nach GEFMA 444.

Fazit: Computer-Aided Facility Management ist mehr als Software

Die CAFM-Messe 2025 hat gezeigt: Wer Digitalisierung im Facility Management ernst nimmt, muss sowohl organisatorisch und technisch als auch kulturell ansetzen. Die Auswahl der richtigen Software ist dabei nur ein Baustein – aber ein entscheidender.